Ketika mendengar kata “logistik” atau “pelayaran”, banyak orang langsung membayangkan kapal, pelabuhan, dan kontainer. Padahal, di balik semua proses besar itu, ada satu peran penting yang sering tidak terlihat tetapi sangat menentukan kelancaran operasional: admin logistik. Posisi ini mungkin terdengar sederhana, namun dampaknya sangat besar terhadap pengalaman pelanggan dan kelancaran rantai pasok.

Admin logistik adalah penghubung antara data, sistem, dan manusia. Setiap hari, mereka menangani berbagai hal mulai dari input data pengiriman, pengecekan dokumen, konfirmasi jadwal, hingga komunikasi dengan pelanggan dan tim internal. Jika diibaratkan, admin logistik adalah “back office” yang hasil kerjanya langsung menyentuh “first impact” di sisi pelanggan.

Di perusahaan pelayaran seperti PT Salam Pacific Indonesia Lines (SPIL), admin logistik berperan penting dalam mendukung visi Connecting Island. Mereka memastikan informasi pengiriman tercatat dengan benar sehingga kapal bisa berangkat sesuai rencana dan barang tiba di tujuan tanpa kendala administrasi.

Berikut beberapa alasan kenapa peran admin logistik sangat krusial:

1. Menjaga Akurasi Data Pengiriman

Setiap pengiriman melibatkan banyak detail: nama pelanggan, rute, jadwal kapal, jenis barang, nomor kontainer, hingga dokumen pendukung. Admin logistik bertugas memastikan semua data ini akurat dan lengkap. Kesalahan kecil dalam satu angka atau nama bisa berdampak besar, seperti tertundanya pengiriman atau tertahannya barang di pelabuhan.

Dengan adanya sistem digital dan platform seperti MySPIL Reloaded, admin logistik kini bekerja lebih terstruktur. Mereka menginput dan memverifikasi data di satu sistem terpusat, sehingga risiko data tercecer atau berbeda versi bisa diminimalkan.

2. Jadi “Jembatan Informasi” bagi Pelanggan

Bagi banyak pelanggan, admin logistik adalah pintu pertama ketika mereka ingin bertanya soal pengiriman. Mulai dari status booking, kebutuhan dokumen, hingga cut-off time, semuanya sering berawal dari komunikasi dengan admin. Cara admin menjelaskan informasi—jelas, sabar, dan solutif—sangat memengaruhi kesan pelanggan terhadap perusahaan.

Di sini, kemampuan komunikasi menjadi kunci. Admin logistik bukan hanya menguasai data, tetapi juga mampu menyampaikannya dengan cara yang mudah dipahami, bahkan oleh pelanggan yang mungkin baru pertama kali mengirim barang lewat jalur laut.

3. Mendukung Kelancaran Operasional Harian

Admin logistik juga berperan sebagai penghubung antara berbagai tim internal: operasional pelabuhan, perencanaan kapal, sales, hingga keuangan. Mereka membantu memastikan semua pihak mendapatkan informasi yang sama terkait pengiriman tertentu.

Misalnya, jika ada perubahan jadwal kapal atau update dokumen yang masih kurang, admin logistik membantu menginformasikan dengan cepat agar tidak terjadi miss di lapangan. Peran ini membuat operasional terasa lebih terkoordinasi dan mengurangi potensi miskomunikasi.

4. Belajar Banyak tentang Alur Logistik Seutuhnya

Menariknya, posisi admin logistik sering menjadi “sekolah awal” yang bagus bagi anak muda yang baru masuk ke industri pelayaran. Dari meja kerja mereka, admin bisa melihat gambaran besar alur logistik: bagaimana satu pengiriman diproses, siapa saja pihak yang terlibat, dan bagaimana keputusan di satu titik memengaruhi titik lainnya.

Banyak profesional logistik berpengalaman yang memulai karier dari posisi admin. Seiring waktu, mereka berkembang menjadi staf operasional, planner kapal, hingga manajer logistik—berbekal pemahaman kuat tentang detail administrasi yang menjadi fondasi segala proses.

5. Membawa Wajah Manusia dalam Dunia yang Penuh Sistem

Di era digital, ketika banyak proses sudah terotomasi, keberadaan admin logistik tetap tidak tergantikan. Mereka adalah wajah manusia di balik sistem. Ketika pelanggan kebingungan, ketika ada kasus khusus yang butuh penanganan berbeda, atau ketika situasi lapangan tidak sepenuhnya bisa dijelaskan oleh dashboard—admin logistik hadir sebagai pihak yang menjembatani.

Mereka membantu memastikan bahwa di tengah canggihnya teknologi, sentuhan empati dan pelayanan tetap ada dalam proses logistik.

Pada akhirnya, admin logistik mungkin tidak sering tampil di foto kapal atau pelabuhan, tetapi tanpa mereka, banyak proses akan berjalan jauh lebih lambat dan berantakan. Peran mereka membuktikan bahwa dalam industri sebesar logistik laut, detail-detail administratif yang rapi adalah salah satu kunci utama agar misi besar Connecting Island bisa berjalan lancar setiap hari.